Kategorie

Jak być lepiej zorganizowanym i utrzymać porządek w dokumentach?

Autor     wrz 16, 2021     Wszystkie , Porady , Sprawy biurowe    0 Komentarzy
Prowadząc swoją własną działalność albo organizując dokumenty w domu, bardzo łatwo można się w nich...
Biuronimo.pl
Jak być lepiej zorganizowanym i utrzymać porządek w dokumentach?

Prowadząc swoją własną działalność albo organizując dokumenty w domu, bardzo łatwo można się w nich pogubić. Z biegiem czasu przybywa ich coraz więcej, dlatego dobra organizacja jest podstawą do zapanowania nad tworzącym się chaosem. Pozwala ona zaoszczędzić nie tylko czas, ale też nerwy, a posiadanie faktur, rachunków, czy innych dokumentów w konkretnych miejscach zdecydowanie ułatwia pracę.

Porządek w miejscu pracy to podstawa:

Podczas pracy przy biurku wystarczy chwila nieuwagi i zostaje się ze stertą papierów, które przestają się na nim mieścić. Żeby nie dopuścić do takiej sytuacji, trzeba wyrobić w sobie nawyk częstego odkładania rzeczy na miejsce. Warto korzystać z zasady, która mówi, że jeżeli z czegoś nie korzysta się w danym momencie, to nie powinno mieć się tego w zasięgu wzroku. Ułatwieniem w systematycznym uporządkowywaniu blatu jest skoroszyt na dokumenty - wszelkeigo rodzaju pojemniki i teczki, w których można magazynować, są obowiązkowe. Przestrzeń robocza musi być funkcjonalna, dlatego warto porządkować ją zarówno przed, jak i po rozpoczęciu pracy. Swoje wyznaczone miejsce powinny mieć też wszelkiego rodzaju notatniki, długopisy i karteczki oraz nie powinny zajmować dużej części biurka.

Stworzenie miejsca na przechowywanie dokumentów:

Najpotrzebniejsze i najbardziej aktualne dokumenty znajdują się przeważnie na biurku, jednak nie można na nim kolekcjonować np. faktur z kilku ostatnich lat. Do efektywnego przechowywania papierów, potrzebne jest miejsce oraz pomysłowość. Każdy ma swój własny system, który się sprawdza, jednak warto poznać kilka wskazówek odnośnie organizacji, ponieważ systemy przechowywania zawsze można udoskonalać. Jednym z najbardziej oczywistych, ale też najlepszych sposobów są segregatory. Skoroszyt wpinany, czy skoroszyt oczkowy mogą jeszcze bardziej zwiększyć ich funkcjonalność. Jednak, żeby ten sposób organizacji mógł zadziałać, potrzebne jest konkretne miejsce do ich przechowywania. Dobrym pomysłem może być zadedykowanie oddzielnej szafy bądź komody, w której znajdować się będą tylko określone dokumenty. Dodatkową przestrzeń można pozyskać dzięki zamontowaniu półek na ścianie, zwłaszcza jeżeli pomieszczenie jest niewielkie, albo nie można znaleźć innego miejsca. Warto też na koniec wspomnieć o elektronicznych dokumentach i ich przechowywaniu. Coraz częściej rezygnuje się z drukowania faktur, czy rachunków, dlatego też nie należy zapominać o robieniu systematycznych porządków w swoich folderach na laptopie. Co więcej, jeżeli dany dokument znajduje się w pamięci komputera, albo na dysku zewnętrznym, to nie warto dodatkowo przechowywać go w wersji papierowej.

Organizacja szuflad i regałów:

Posegregowanie papierów i ułożenie ich w odpowiednich teczkach, czy segregatorach, to dopiero początek porządków. Kolejnym krokiem jest wymyślenie odpowiedniego systemu przechowywania. Wspomniane wyżej szafy, żeby mogły pomagać, a nie utrudniać przechowywanie, muszą wpisywać się w wymyślony wcześniej schemat. Wszelkie szuflady to również dobre miejsca na składowanie dokumentów, warto je też podpisać i wykorzystać w nich np. skoroszyt zaciskowy, który pozwala na uporządkowane przechowywanie rachunków itp. Szuflady to miejsce, w którym najtrudniej jest zadbać o prządek. Przeważnie można w nich spotkać mnóstwo długopisów, zakreślaczy, wolnych kartek itp. Z tego powodu warto pomyśleć o zaopatrzeniu się w organizery do szuflad, które ułatwią zapanowanie nad posiadanymi akcesoriami oraz przyspieszą znalezienie potrzebnej rzeczy.

Powiązane produkty

Wstaw komentarz

Imię: *
E-mail: * (niewidoczny)
Strona WWW: (URL z http://)
Komentarz: *
Wpisz kod