Koszyk
Ulubione
Zaloguj
Szukaj
Archiwizacja dokumentów - robimy porządek w biurze
W dobrze funkcjonującym biurze nie można sobie pozwolić na bałagan. Archiwizacja dokumentów i systemy przechowywania dokumentacji firmowej pozwalają na stałe zachowanie ładu i usprawniają pracę całego zespołu. Porządek w dokumentach nie jest fanaberią pedantycznego przełożonego. Odpowiednie przechowywanie dokumentacji ma bezpośrednie przełożenie na wydajność pracy. Jak zatem zrobić porządek w biurze, aby już nigdy żaden ważny dokument nie zgubił się, kiedy potrzebujemy go najbardziej?
Dlaczego archiwizacja dokumentów jest tak ważna
Archiwizacja dokumentów nie musi być zajęciem żmudnym jeśli prowadzona jest systematycznie. Po kilku dniach uważnego przyzwyczajenia utrzymanie porządku przechodzi w naturalny nawyk. Ważne jest, aby wszystkim pracownikom mających dostęp do dokumentów znany był system ich porządkowania. Porządek w dokumentach tylko z pozoru wydaje się błahym zagadnieniem. Dzięki niemu dostęp do wszystkich dokumentów jest łatwiejszy, a praca wymagająca korzystania z dokumentacji bieżącej i archiwalnej łatwiejsza.
Dokumenty firmowe mają często bardzo dużą wagę. Żadna szanująca się firma nie może sobie pozwolić na zagubienie dokumentacji. Utrzymanie w dokumentacji ładu i porządku sprawia, że można mieć kontrolę nad ilością przechowywanych dokumentów i miejscem ich przechowywania. W przypadku kontroli ważne jest to, aby niezbędne dokumenty można było w łatwy sposób znaleźć. Z tego względu archiwizacja dokumentów ma niebagatelne znaczenie dla każdego przedsiębiorcy.
Porządek w dokumentach jest niezwykle istotny zarówno w firmie jak i w domu. Niemniej, do dokumentów firmowych ma dostęp większa ilość osób. Ważne jest to, aby system archiwizacji był znany pracownikom. Tak, aby w wypadku nieobecności jednej osoby możliwe było znalezienie odpowiednich dokumentów w krótkim czasie, a także bieżące porządkowanie dokumentów.
Problem archiwizacji dokumentów dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Prowadząc firmę gromadzi się ogromną ilość różnorakich dokumentów. Wszelkie z nich powinny mieć swoje miejsce. Dzięki temu łatwo zachować porządek w dokumentach.
Podstawy archiwizacji, a porządek w dokumentach
Warto poznać i wprowadzić w życie ważne i uniwersalne zasady jakie pociąga za sobą prawidłowa archiwizacja dokumentów. Ułatwi to bieżącą pracę, ale także pozwoli w prawidłowy sposób przechowywać dokumenty, których archiwizację przez określony czas wymuszają na przedsiębiorcy przepisy prawa. Dotyczy to dokumentów finansowych, ale także akt personalnych i przepisów BHP.
Archiwizację warto zacząć od zakupu odpowiednich narzędzi - pudła archiwizacyjne i pojemniki na dokumenty z pewnością przydadzą się do przechowywania dokumentacji, z której już nie korzysta się, ale która zgodnie z przepisami prawa musi być przechowywana w firmie przez określony czas.
Porządek w dokumentach powinien obowiązywać niezależnie od tego, z jakiego okresu pochodzą dokumenty. Odpowiednia archiwizacja dokumentów zapewnia łatwy i szybki dostęp do dokumentacji niezależnie od okresu, którego dotyczy. Dzięki temu gwarantuje porządek w biurze.
Długoletniej archiwizacji bezwzględnie wymagają dokumenty z kilku grup:
- księgowe i podatkowe,
- akta pracownicze ,
- dokumentacja z ZUSu.
W przypadku tego typu dokumentów konieczna jest znajomość przepisów określających jak długo dokumentacja musi być przechowywana. Warto także prowadzić ewidencję całej dokumentacji. Ewidencja, obok archiwizacji ułatwia dostęp do aktualnie potrzebnych dokumentów. Po upływie określonego terminu dokumentację można zniszczyć. W tym celu doskonale sprawdzą się niszczarki biurowe. Pozwolą one na niszczenie dokumentów w sposób szybki i bezpieczny. Warto dodać, że niszczarki pomagają zutylizować dokumenty w taki sposób, aby nikt niepożądany nie miał dostępu do wrażliwych danych w nich zawartych.
Dokumentacja bieżąca a archiwizacja dokumentów
Na bieżącą dokumentację najlepiej nadają się segregatory . Jest to metoda najprostsza, ale też najskuteczniejsza. Segregatory z powodzeniem pozwalają utrzymać porządek w dokumentach, a jednocześnie sprawiają, że do dokumentacji jest stały dostęp. Archiwizacja dokumentów z pewnością będzie łatwiejsza z pomocą kilku niepozornych patentów. Porządek i łatwy dostęp do dokumentów pomogą utrzymać:
- etykiety, które możemy nakleić na segregatory, teczki i pudła. Przechowywanie dokumentacji w segregatorach i pudłach w odpowiedni sposób opisanych przyczynia się do usprawnienia pracy w biurze.
- koszulki na dokumenty sprawiają, że w łatwy sposób można chować i wyciągać z segregatora poszczególne dokumenty. Zdecydowanie ułatwiają pracę.
- przekładki do segregatora sprawdzą się doskonale, jeśli w jednym segregatorze przechowujemy dokumenty z różnych kategorii. Przekładki zdecydowanie usprawniają pracę.
Porządek w biurze – jak go utrzymać
Aby archiwizacja dokumentów miała sens ważne jest to, aby porządek stale towarzyszył pracy całego biura. Wszystkie dokumenty powinny być na bieżąco segregowane i archiwizowane. Dzięki temu nie będzie potrzeby, aby robić znienawidzony przez wszystkich porządek w dokumentach.
Porządek w biurze pomogą utrzymać przydatne akcesoria, takie jak skoroszyt, segregatory czy pudła archiwizacyjne. Dzięki nim w sposób łatwy można posortować ważne dokumenty, a także dzielić bieżącą dokumentację od archiwalnej. Warto każdego dnia poświęcić trochę czasu na porządkowanie dokumentacji. Dzięki temu w biurze będzie stale panował porządek, który zdecydowanie ułatwia pracę i chroni przed stresującymi sytuacjami jakimi bez wątpienia jest zagubiony rachunek, czy faktura.
Jak widać, aby móc zrobić porządek w dokumentach, a tym samym porządek w biurze nie potrzeba wiele. Archiwizacja dokumentów jest bez wątpienia użyteczna i potrzebna. Przy odpowiedniej organizacji nie jest uciążliwa. Ważne jest to, aby prace archiwizacyjne prowadzić systematycznie i na bieżąco. Warto podkreślić, że zasady archiwizacji warto stosować w małych i dużych firmach. Można także przenieść je na użytek prywatny i zacząć stosować we własnym domu. Archiwizacja dokumentów nie wymaga wiele wysiłku, a przynosi wymierne korzyści.
