Etykieta biurowa wobec gości biznesowych

Wizyty ważnych osób, partnerów biznesowych czy kontrahentów to częsty element pracy zarówno w dużym, jak i małym przedsiębiorstwie. Odpowiednie przygotowanie do przyjęcia gości w siedzibie firmy jest bardzo istotne, aby odpowiednio zaprezentować się jako gospodarz. Etykieta w tym przypadku to nic innego jak prawidłowe zastosowanie zasad savoir vivre oraz profesjonalne podejście do naszego biznesowego partnera, czy potencjalnego klienta. Etykieta biurowa nawiązuje nie tylko do wspomnianych zasad savoir vivre, ale również do codziennych sytuacji i potencjalnych zachowań wobec gości, czy klientów w biurze.

Odpowiednie przywitanie

Jak powitać naszych gości? Może tego dokonać zarówno sam gospodarz, jak i asystentka działająca w jego imieniu. Dobrze byłoby to zrobić poprzez uścisk dłoni. Pamiętajmy jednak o zasadzie, iż to osoba starsza/wyższa stanowiskiem pierwsza podaje rękę na powitanie, chyba że wita gości asystentka. Wówczas ma ona jak najbardziej prawo do zrobienia pierwszego kroku.

Czy podać coś do picia?

Powitaliśmy naszych gości i co dalej? Etykieta biurowa mówi, że po wprowadzeniu ich do pokoju, czy sali konferencyjnej, w której ma odbyć się oficjalne spotkanie, bądź też po oprowadzeniu gości po firmie, powinniśmy zaproponować coś do picia. Aby nie doszło do sytuacji, że nasz gość poprosi o coś, czego nie jesteśmy w staniu mu zaserwować, najlepiej w propozycji przedstawić wszystkie możliwości. Jeśli nasz gość wybierze kawę, dobrze gdyby napój ten został zaparzony w wysokiej jakości ekspresie. Aromatyczna i pyszna kawa to dobry początek na biznesowe spotkanie. Jeśli chodzi o inne napoje, jak na przykład woda czy sok powinno się je serwować w temperaturze pokojowej. Jeśli natomiast chodzi o sposób podania wskazanych napojów, należy je podawać z prawej strony naszego gościa, o ile to oczywiście możliwe.

Jak się zwracać?

W jaki sposób powinniśmy prowadzić rozmowę z naszym rozmówcą? Z pewnością do osoby zarówno starszej, jak i o wyższym stanowisku nie powinno się zwracać ani po imieniu, ani używać zwrotu "witam". To podobna zasada jak ta z podawaniem dłoni na przywitanie. Jest to również jedna z ważnych zasad savoir vivre, do której każdy powinien się stosować.

Zachowanie podczas biznesowego spotkania w siedzibie firmy, w której pracujemy, której jesteśmy właścicielem lub reprezentantem powinno być przede wszystkim profesjonalne i elokwentne. Pamiętajmy, iż zastosowanie zasad etykiety biurowej może przynieść wiele korzyści. Nasz biznesowy partner czy też klient, widząc profesjonalne podejście i przygotowanie do spotkania będzie z pewnością odbierał nas o wiele bardziej przychylnie. Ważne jest bowiem, aby wypaść jak najlepiej podczas pierwszego spotkania.