Koszyk
Ulubione
Zaloguj
Szukaj
Biuro nie działa, jak powinno? Konflikty na tle podziału obowiązków? Zarząd nie jest w stanie skontrolować pracy biura? Kadra po raz kolejny skarży się na brak papieru? Jeśli na któreś z tych pytań odpowiedziałeś twierdząco, być może biuro potrzebuje sprawnego office managera. Co robi office manager?
Office manager w skrócie
Office manager dba o poprawne funkcjonowanie biura. Zajmuje się szerokim spektrum działań administracyjnych, finansowych i z dziedziny zarządzania zespołem. Musi zorganizować ludzi oraz obieg informacji i innych surowców
W mniejszych przedsiębiorstwach office manager będzie w stanie samemu podołać większości obowiązków. W większych będzie potrzebował własnego zespołu asystentów.
Obowiązki Office Managera
Co robi office manager dokładnie? Zakres obowiązków może się różnić w zależności od miejsca pracy. Poniższy opis oddaje treść i cel tego stanowiska.
Office Manager jest odpowiedzialny za administrację, w tym wprowadzanie i rozwój systemów administracyjnych, związany na przykład z zarządzaniem rekordami, zarządzaniem systemami sieciowymi i obiegiem dokumentów. Kontroluje wydatki biurowe i dba o budżet.
Do jego obowiązków należy również organizowanie pracy zespołu. Często przewodzi spotkaniom zespołu, nadzoruje wprowadzanie nowych pracowników oraz przygotowuje ich do wykonywania przeznaczonej im pracy, wspomaga rozwój pracowników, dba o szkolenie oraz pomaga znaleźć właściwą ścieżkę kariery. Trzyma pieczę nad składem liczebnym personelu, tak by podczas sezonu urlopowego oraz w okresach zwiększonej aktywności zespół miał wystarczające moce przerobowe. Musi trzymać dyscyplinę, stąd nagradza i karci w zależności od jakości wykonywanej pracy. Należy rozumieć, że office manager łączy biuro z zarządem, stąd deleguje zadania zespołowi. Powinien dbać, by zespół nie otrzymywał pracy ponad to, co jest w stanie wykonać oraz przedstawia wyniki pracy i sporządza raporty dla zarządu, również te z oceną pracy poszczególnych pracowników.
Musi dbać o właściwe warunki pracy zgodne z polityką firmy, czyli o właściwą konserwację pomieszczeń biurowych, zapewnianie ciągłych dostaw potrzebnych artykułów i ekwipunku (np. papieru, długopisów oraz wody), a także o przestrzeganie zasad BHP. Do jego obowiązków należy także aranżowanie wnętrza biura tak, by praca była przyjemna oraz efektywna np. poprzez zapewnienie czystej klimatyzacji. Sprawuje nadzór nad utrzymywaniem biura w czystości.
Oczekuje się, że będzie uczęszczał na wszystkie szkolenia oraz konferencje, promował politykę równości i różnorodności.
Dla kogo ten zawód?
Office manager powinien ukończyć szkołę wyższą, charakteryzować się wybitnymi zdolnościami interpersonalnymi oraz organizacyjnymi, rozumieć obieg informacji w biurze i mieć duże doświadczenie w pracy biurowej. Musi być ekspertem w sprawie oprogramowania biurowego związanego z pocztą elektroniczną, arkuszami oraz bazami danych. To doświadczony pracownik, człowiek od dawna związany z dobrze funkcjonującymi biurami i oddany swojej pracy. Pomaga swoim mniej doświadczonym kolegom zrozumieć, czego się od nich oczekuje, jakie są ich mocne strony i nad czym powinni popracować.
Zarząd ceni office managera za szczerość w raportach, wywiązywanie się z terminów i efektywną pracę zespołu, a sami pracownicy za utrzymywanie atmosfery sprzyjającej pracy.
Wybitny organizator i administrator zdolny do zmotywowania i zdyscyplinowania zespołu oraz zapewniania odpowiednich warunków pracy - oto profil kandydata na office managera.
