Koszyk
Ulubione
Zaloguj
Szukaj
Planujesz założenie firmy? Chcesz urządzić biuro? Zastanawiasz się jakie akcesoria zakupić do biura? Jak uporządkować i przechowywać dokumenty w firmie?
Dlaczego należy przechowywać dokumenty
Obecnie w Polsce firmy mają obowiązek przechowywania dokumentów firmowych. Czas przechowywania zależy od rodzaju dokumentów. Do podstawowych dokumentów należą dokumenty pracownicze, dokumenty podatkowe i dokumenty do ZUS. Dokumentację podatkową przechowujemy 5 lat od zakończenia roku podatkowego. Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres 50 lat od zaprzestania przez pracownika stosunku pracy. Dokumenty przechowuje się w oryginale. Dokumenty powinny być przechowywane tak, aby nie miały do nich dostępu osoby nieupoważnione, należy je zabezpieczyć przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, czy rozpowszechnianiem. Warto pamiętać, że za brak archiwizacji dokumentów albo ich niewłaściwe przechowywanie grozi odpowiedzialność karna według art. 83 Kodeksu karnego skarbowego.
Jak dobrze zorganizować przechowywanie dokumentów w firmie
Należy pamiętać, że dokumenty w firmie to podstawowa sprawa, dlatego bardzo ważne jest ich właściwe segregowanie, katalogowanie i archiwizacja. Właściwe przechowywanie ułatwi zaopatrzenie biura w podstawowe akcesoria biurowe.
Dokumenty składające się z dwóch stron lub więcej powinny być połączone ze sobą, najlepiej użyć do tego zszywacza. Dokumenty powinny być przechowywane w segregatorach, teczkach, pudełkach archiwizacyjnych, te akcesoria powinny być opisane(rodzaj dokumentów, rok). Segregatory, czy teczki mogą być w różnych kolorach i różnej grubości, w zależności jakie dokumenty będziemy w nim przechowywać, mogą posiadać opatentowany mechanizm 180°, ułatwia on przeglądanie dokumentów. W środku segregatora, czy teczki możemy zastosować przekładniki, co ułatwi szybkie odszukanie dokumentu. Przekładniki mogą być z możliwością nadruku lub z wymiennymi etykietami.
Dokumenty należy umieścić w koszulkach lub w koszulkach na foldery i dokumenty, dzięki temu zabezpieczymy dokument, przed czynnikami zewnętrznymi. Po zakończonym roku segregatory, czy teczki, najlepiej umieścić w pudełkach na dokumenty, pudełkach archiwizacyjnych. Pudełka na przechowywanie dokumentów, należy właściwie opisać, aby w razie potrzeby łatwo było odnaleźć potrzebny dokument. W sytuacji gdy mamy kilka pudełek z tego samego roku najlepiej je ponumerować lub oznaczyć miesiącami. Pamiętajmy że dokumenty przechowujemy kilka, a niektóre nawet kilkanaście lat, dlatego powinny być właściwie opisane, a ich zawartość powinna być zgodna z opisem. Warto pamiętać Dodatkowo możemy zaopatrzyć nasze biuro w ofertówki.
Tak wyposażone biuro ułatwi przechowywanie dokumentów. Dokumenty firmy będą uporządkowane, a przeglądanie i szukanie potrzebnych dokumentów stanie się o wiele prostsze i szybsze. A w razie kontroli, pozwoli na sprawne okazywanie potrzebnych dokumentów.
Wszystkie akcesoria biurowe znajda państwo w naszej ofercie.
