Jak zorganizować spotkanie biznesowe?

Od dobrze zorganizowanego spotkania biznesowego zależy nie tylko dalszy rozwój i powodzenie naszej firmy, ale także sposób postrzegania nas przez potencjalnych kontrahentów. Umiejętności organizacyjne i stworzenie odpowiedniej atmosfery z pewnością przyczynią się do osiągnięcia sukcesu w wielu dziedzinach. Jak jednak stworzyć odpowiednią atmosferę? Jak umiejętne przekazać wszystkie informacje, aby nie zanudzić potencjalnego klienta? Poniżej kilka sprawdzonych porad, które odpowiedzą na nurtujące nas pytanie: jak zorganizować spotkanie biznesowe, aby było skuteczne i zaowocowało długofalową współpracą?

Spotkania to nie tylko okazja do omówienia bieżących informacjo dotyczących firmy i zleceń, to także okazja do lepszego poznania potrzeb klientów i ich oczekiwań w stosunku do realizowanych zadań. Do tego typu rozmów musimy przygotować się nie tylko merytorycznie. Ważna będzie także atmosfera, w której będziemy omawiać wszystkie problematyczne kwestie z uczestnikami spotkania. Na wstępie ustalmy ramy czasowe. Aby uczestnicy mogli zachować pełną koncentrację, najlepiej byłoby gdyby spotkanie biznesowe trwało ok. 1 - 1,5 godziny. Czas ten zapewni nam pełną uwagę naszych odbiorców. Zadbajmy także o jakość prezentacji i zwięzłość przekazywanych treści. Rozwlekanie tematu i unikanie konkretów sprawi,że goście szybko się znudzą. Starajmy się więc, aby przekazywane przez nas informacje były jak najbardziej merytoryczne i spójne. Unikajmy jednak języka wysoce specjalistycznego, tak aby nasza prezentacja była zrozumiała dla wszystkich osób.

Dobra organizacja to klucz do sukcesu

Pamiętajmy także o dostarczeniu wszystkich niezbędnych pomocy i sprzętu. Dla osoby prowadzącej spotkanie z pewnością niezbędny okaże się rzutnik bądź projektor. Przydatna będzie również przenośna tablica, na której będzie można w prosty sposób rozrysować najbardziej problematyczne i najważniejsze kwestie. Warto również wcześniej zapoznać uczestników spotkania z naszą prezentacją, rozdając wydrukowane wcześniej skrypty z wyszczególnionymi informacjami. Dobrze jest przygotować biurowe materiały pomocnicze dla każdego gościa. Notatnik i długopis dla każdego z uczestników z pewnością ułatwi robienie notatek. Możemy zdecydować się na rozdanie materiałów sygnowanych logo i nazwą naszej firmy, co z pewnością sprawi, że nasza działalność będzie bardziej rozpoznawalna. Pamiętajmy o przygotowaniu wszystkich materiałów z wyprzedzeniem, aby uniknąć niezręcznych sytuacji (brak jednego z egzemplarzy lub niedobór skryptów z pewnością będzie krępujący nie tylko dla nas, ale również dla naszych gości).

Pamiętajmy o komforcie wszystkich uczestników - niezbędna z pewnością okaże się woda do picia (najlepiej będzie, jeśli zdecydujemy się zarówno na opcję gazowaną i niegazowaną, zostawiając możliwość wyboru słuchaczom). Zaproponowanie kawy lub herbaty będzie nie tylko miłym gestem z naszej strony, poprawi również komfort naszych gości. Podczas dłuższych spotkań dobrze jest przygotować także drobne przekąski. W tej roli świetnie sprawdzą się ciastka, drobne słodkości czy tartinki. Pamiętajmy także o przygotowaniu serwetek, które ułatwią jedzenie, minimalizując ewentualne zabrudzenia.

Spotkanie biznesowe to przede wszystkim dbałość o szczegóły. Podczas prezentacji starajmy się, by była spójna i zakończona jasną konkluzją. Pomoże to zrozumieć uczestnikom przedstawiany przez nas cel i ewentualne pomysły. Przygotowując wszystkie materiały i pomoce z wyprzedzeniem z pewnością unikniemy niepotrzebnego zamieszania. Pamiętajmy również przede wszystkim o komforcie naszych gości, zapewniając im napoje oraz drobny poczęstunek. Z pewnością przełoży się to nasz sukces i rozpoznawalność prowadzonej przez nas działalności.